KHAI BÁO AMS (ACE) - PHẦN MỀM KHAI BÁO AMS (ACE) G.O.L

KHAI BÁO AMS (ACE) - PHẦN MỀM KHAI BÁO AMS (ACE) G.O.L


LƯU Ý CHUNG:

Điền các thông tin có dấu sao đỏ và các thông tin được ghi trong hướng dẫn. Các thông tin không có dấu sao đỏ - không cần điền.

- Khai hàng FCL và LCL là như nhau.

- Loại bỏ TẤT CẢ các ký tự đặc biệt khi điền thông tin như dấu: ., :, /, -, ‘, …

-   Click biểu tượng này để quay lại giao diện trước đó.

HƯỚNG DẪN BAO GỒM 5 PHẦN.

A. Tạo mới và submit ACE Ocean.

B. Tìm kiếm và tùy chỉnh hồ sơ đã tạo.

C. Tạo các Template bên trong hệ thống như: Thông tin Shipper, Consignee, …

D. Điều chỉnh thông tin sau khi đã submit hồ sơ.

E. Cách set up email nhận thông báo từ hải quan. 

Điều chỉnh thông tin trước và sau ETD đều được. Tuy nhiên, cần điều chỉnh thông tin ngay khi có thay đổi, tránh trường hợp hàng đến nơi mà thông tin không chính xác.

Nếu thay đổi số HBL sau khi tàu mẹ rời cảng Port of loading, sẽ bị tính là khai trễ.

Không thể tạo 2 Manifest có cùng thông tin tàu, Port of discharge. Nếu trùng, sẽ attach Bill of lading đó vào Manifest đã được tạo rồi tiến hành submit hồ sơ.

A.   TẠO MỚI VÀ SUBMIT ACE OCEAN

I. TẠO MỚI:

1.Tùy chỉnh vị trí thanh Menu

Thanh Menu có thể nằm bên trên (Top)

Hoặc bên trái (Side) 

Tùy chỉnh vị trí của thanh Menu:

Click Settings --- > chọn Top hoặc Side --- > click Save Settings


2. Tạo mới Manifest: Click ACE Ocean --- > Manifest --- > Create Record

Hoàn thành các thông tin có dấu sao đỏ:

SCAC: Nhập SCAC code của người phát hành vận đơn.

Estimated Arrival Time: Điền ETA. Click vào biểu tượng lịch cuối trường để chọn ngày. Click Ok để hoàn thành.

Vessel Name: Điền tên tàu.

Voyage Number: Điền số chuyến (Nếu quá 5 ký tự thì điền 5 ký tự đầu tiên)

Vessel Country: Điền quốc gia của tàu. Trường này không có dấu sao nhưng cần điền thông tin. 

Mode of Transport: Chọn loại hình vận chuyển của lô hàng.

Port of Discharge: Nhập cảng Discharge tại Mỹ (hoặc cảng transit ở Mỹ - hàng FROB) (kiểm tra với hãng tàu để khai cho khớp). Click dấu mũi tên cuối trường để chọn cảng từ list có sẵn hoặc nhập trực tiếp code vào trường. Ví dụ nhập 0101 hệ thống sẽ nhảy ra 0101;PORTLAND, ME

Paperless Inbond Participant: Chọn No (Click vào trường hệ thống sẽ hiện Yes và No để chọn)

Issuer SCAC: Nhập SCAC code của người phát hành vận đơn.

--- > Sau khi hoàn thành các trường trên, click Save & Continue góc phải, cuối trang để tiếp tục tạo HBL.

3. Tạo mới Bill Of Lading:

Sau khi chuyển qua từ giao diện manifest --- > Click Create new Bill Of Lading

3.1 Bill Of Lading:

Bill Indicator: (Click chuột vào trường để chọn từ list có sẵn. Nếu nhà phát hành vận đơn là Forwader sẽ chọn 1 trong 2 trường chữ đỏ bên dưới):

- Regular bill – Vận đơn phát hành bởi hãng tàu và không có HBL kèm theo.
- Foreign Retained On Board (FROB) – Giống như “Regular Bill” nhưng địa điểm đích nằm ngoài Mỹ.
- Master Vessel Operating Carrier – Vận đơn phát hành bởi hàng tàu và có ít nhất 1 HBL đi kèm.
- Master Vessel Operating Carrier (FROB) – giống như “Master Vessel Operating Carrier” nhưng địa điếm đích nằm ngoài Mỹ.
- Non Vessel Operating Common Carrier – Vận đơn phát hành bởi Forwarder cho khách hàng
- Non Vessel Operating Common Carrier (FROB) – giống như “Non Vessel Operating Common Carrier” nhưng địa điểm đích năm ngoài Mỹ.

Issuer Scac: Điền SCAC Code của nhà phát hành vận đơn.

Billing Number: Điền số HBL.

Ocean Bill number: Điền SCAC Code của hãng tàu + số MBL

Notify SCAC: Điền SCAC Code của hãng tàu.

Carrier Scac: Điền SCAC Code của nhà phát hành vận đơn

Place of Receipt: Điền nơi nhận hàng. (Điền trực tiếp vào trường)

Port of Loading: Điền cảng xếp hàng của tàu mẹ. (Click chuột vào trường để chọn từ danh sách hoặc điền code vào --- > hệ thống sẽ nhảy ra cảng).

Last Foreign Port:  Điền cảng nước ngoài cuối cùng mà tàu mẹ ghé trước khi đến Mỹ (Click chuột vào trường để chọn từ danh sách hoặc điền code vào --- > hệ thống sẽ nhảy ra cảng)

 

3.2 Commerical Parties (Điền thông tin Consignee, Notify Party, hay Shipper)

Party Type: Click chuột vào trường để chọn Consignee, Notify Party, hay Shipper. Nếu muốn hệ thống lưu lại thông tin để dùng cho các lần sau --- > Click Save Party Information --- > Điền code (điền tự do) vào trường Party Identifier để lưu lại thông tin.

Party Name: Điền tên.

Address1: Điền địa chỉ (Nếu bị vượt quá ký tự, trường sẽ hiện đỏ và thông báo như hình --- > cắt bớt dữ liệu và điền vào Address2, Address3)


Nếu muốn nhập thêm 1 hoặc nhiều Shipper hay 1 hoặc nhiều Consignee thì chọn biểu tượng dấu “+”, muốn sao chép thì chọn biểu tượng Clone, muốn xóa thì chọn biểu tượng thùng rác như bên dưới.


3.3 Container Details:

Click Add Container --- > Điền các thông tin có dấu sao đỏ

Container Number: Điền số Container

Type code: Click chuột vào trường để chọn từ danh sách Danh sách code tương ứng. Nếu danh sách không có loại Container phù hợp, sẽ chọn 20... hoặc 40... hoặc 45.... (Không có chữ SPECIAL EQUIP). Đối với loại Container HQ(HC) sẽ chọn đơn vị có chữ HQ. 

Container Status: Chọn Loaded.


Sau khi đã Save, hệ thống sẽ quay lại giao diện Container Details.

Click biểu tượng chiếc bút để chỉnh thông tin hoặc biểu tượng thùng rác để xóa. Nếu có nhiều container thì tiếp tục click Add Container để điền thông tin.

3.4 Goods Details

Click Add Goods

Container number: Click vào trường để chọn số container đã nhập từ phần Container Details.

Goods Desc: Nhập chi tiết hàng hóa

Number of Packages: Nhập số lượng kiện

Package UOM: Click vào trường để chọn đơn vị kiện từ list có sẵn hoặc nhập trực tiếp tên vào để tìm và chọn.

Marks and Num: Điền Marks and Number.

Gross weight: Điền Gross weight.

Gross weight UOM: Click vào trường để chọn đơn vị Gross weight từ list có sẵn hoặc nhập trực tiếp tên vào để tìm và chọn.

Sau khi đã Save, hệ thống sẽ quay lại giao diện Goods Details.

Click biểu tượng chiếc bút để chỉnh thông tin hoặc biểu tượng thùng rác để xóa. Nếu có nhiều thông tin hàng hóa thì tiếp tục click Add Goods để điền thông tin.

 

3.5 Goods information

Total Packages: Nhập tống số lượng kiện của tất cả các container.

Total Packages UOM: Click vào trường để chọn đơn vị Total Packages từ list có sẵn hoặc nhập trực tiếp tên vào để tìm và chọn.

Total Gross weight: Điền tổng Gross weight.

Total Gross weight UOM: Click vào trường để chọn đơn vị Total Gross weight từ list có sẵn hoặc nhập trực tiếp tên vào để tìm và chọn.

 2 trường còn lại có thể điền hoặc không. Nếu không điền thì giữ nguyên như hệ thống, không được xóa dữ liệu của 2 trường này. Nếu xóa tờ khai sẽ bị reject. 

Sau khi hoàn thành điền thông tin --- > Click SAVE. Hệ thống sẽ quay lại giao diện  (2) Add Bill of Lading


II. SUBMIT:

Tại giao diện (2) Add Bill of Lading, Click ô vuông để chọn House Bill muốn submit --- > Chọn trạng thái gửi: ADD (submit lần đầu), Change (update thông tin sau), Cancallation (hủy tờ khai sau khi submit).

--- > Click mũi tên sát bên để submit hoặc mũi bên bên trên 

 

Click chọn ADD tại mục MESSAGE FUNCTION CODE --- > Sau đó click Submit

Sau khi Submit, Click (3) View logs & history để xem kết quả trả về từ hải quan.

Các trạng thái chính sau khi submit:

Draft: Tờ khai nháp

Sent: Đang gửi thông tin lên hải quan

Accepted: Tờ khai đã được hải quan chấp nhận.

Rejected: Tờ khai bị từ chối

Modification Rejected: Điều chỉnh và khai lại bị từ chối.

Cancel Accepted: Cancel tờ khai bị từ chối

Cancel Rejected: Cancel tờ khai thành công

Status Notification: Thông báo

B.   TÌM KIẾM VÀ TÙY CHỈNH HỒ SƠ ĐÃ TẠO

I. TÌM KIẾM:

Click ACE Ocean --- > Chọn Manifest

Điền thông tin vào một trong các ô bên dưới để search dữ liệu. Hệ thống không có nút Search, sau khi điền vào, hệ thống sẽ tự động nhảy dữ liệu.

Nếu search theo điều kiện thời gian: ESTIMATED ARRIVAL TIME, SUBMITTED DATE, RESPONSE DATE  hoặc CREATED DATE  thì click vào biểu tượng lịch để chọn.

Nếu muốn xóa dữ liệu đi thì click chuột trực tiếp vào để xóa.


II. TÙY CHỈNH:

1.      Tùy chỉnh Manifest:
Refesh lại hệ thống
 In danh sách các Manifest đã tạo ra file định dạng Excel (CSV) hoặc PDF.
 Tắt, mở các cột dữ liệu trên giao diện danh sách.

Click vào dấu 3 chấm ở cuối mỗi dòng Manifest để điều chỉnh. Edit: điều chỉnh, Delete: xóa, View: Xem. Hoặc click trực tiếp vào dòng Manifest đó để điều chỉnh.


2. Tùy chỉnh Bill of Lading:

Tại giao diện Manifest, chọn (2) Add Bill of Lading

Click vào dấu 3 chấm ở cuối mỗi dòng House Bill để điều chỉnh. Edit: điều chỉnh, Clone: sao chép, Delete: xóa, Print Reponse: in kết quả.


C.   TẠO CÁC TEMPLATE BÊN TRONG HỆ THỐNG NHƯ: THÔNG TIN SHIPPER, VÀ CONSIGNEE

1. Tạo mới:

Click Shared --- > chọn Party Master


Click Create party như hình


Refesh lại hệ thống
 In danh sách đã tạo ra file định dạng Excel (CSV) hoặc PDF.
 Tắt, mở các cột dữ liệu trên giao diện danh sách.

Điền thông tin:

Party Type --- > Click chọn Shipper, Consignee, …

Party ID: Điền mã ID tự do để lưu thông tin --- > Khi link vào Bill of Lading, hệ thống sẽ tải lên danh sách Party ID này.

Hoàn thành các trường có dấu sao đỏ --- > Click Save dười cùng, góc phải, sau khi hoàn thành.


2. Tìm kiếm và tùy chỉnh.

Tùy chỉnh:

Click vào dấu 3 chấm ở cuối mỗi dòng Hàng hóa để điều chỉnh. Edit: điều chỉnh, Delete: xóa. Hoặc click trực tiếp vào dòng Hàng hóa đó. Click Update dưới cùng, góc phải, sau khi hoàn thành điều chỉnh.

Tìm kiếm:

Điền thông tin và một trong các ô bên dưới để tìm kím. Hệ thống không có nút Search, sau khi điền, hệ thống sẽ tự nhảy dữ liệu. Xóa dữ liệu đã điền để quay lại danh sách chung.


3. Cách chọn thông tin Shipper, Consignee, … từ Party Master vào Bill of Lading.
Tại giao diện Commercial Parties của Bill of Lading --- > click vào mũi tên tam giác hướng xuống của trường Party Lookup --- > Hệ thống sẽ tải lên danh sách các đối tượng đã được tạo theo Party ID


D.   ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN SAU KHI ĐÃ SUBMIT HỒ SƠ.

I. HỒ SƠ BỊ REJECTED SAU KHI SUBMIT LẦN ĐẦU TIÊN. 

Điều chỉnh thông tin của Manifest hoặc Bill of Lading.

Sau khi điều chỉnh thông tin, chọn ADD tại mục MESSAGE FUNCTION CODE để submit hồ sơ.






II.  HỒ SƠ ĐÃ ĐƯỢC ACCEPTED.

Lưu ý:

Tất cả các cập nhật hồ sơ, đều sẽ phải cancel manifest, sau đó điều chỉnh và submit lại hồ sơ.

Cancel để cập nhật thông tin sẽ không mất phí, trừ khi thay đổi số HBL sẽ tính là hồ sơ mới.

Nếu thay đổi số HBL sau khi tàu mẹ rời cảng Port of loading, sẽ bị tính là khai trễ.

1.      Cập nhật thông tin tàu và Port Of Discharge. 

Click chọn Cancellation tại mục MESSAGE FUNCTION CODE --- > Submit hồ sơ.

Sau khi Cancel thành công --- > Click chọn Bill of lading đó --- > click Detach đề tách Bill of lading này ra khỏi Manifest.

Tạo một Manifest mới với thông tin tàu đúng --- > click Attach Bill of lading để attach bill này vào Manifest mới.

Bước 1: click Attach Bill of lading
Bước 2: Click chọn Bill of Lading cần attach --- > Click Attach

Bước 3: Chọn ADD để submit lại hồ sơ.

2. Cập nhật các thông tin khác:

Click chọn Cancellation tại mục MESSAGE FUNCTION CODE --- > Submit hồ sơ.

Sau khi Cancel thành công --- > Điều chỉnh thông tin và chọn ADD để submit lại hồ sơ.


                                                                                                E. CÁCH SET UP EMAIL NHẬN THÔNG BÁO TỪ HẢI QUAN

Click Share từ thanh Menu --- >  User Settings --- > Status Notification --- > Add Status Notification --- > Chọn Hải quan (CBP hoặc CBSA) --- > Save --- > Save all changes







    • Related Articles

    • G.O.L CO., LTD THÔNG BÁO - NGỪNG KHAI BÁO AMS/ISF/ACI/EHBL TRÊN NỀN TẢNG CŨ

      Dear Quý khách hàng thân mến, Chúng tôi xin trân trọng thông báo kể từ ngày 15 tháng 4 năm 2024 , Quý khách sẽ không thể tạo mới hồ sơ AMS/ISF/ACI/EHBL trên nền tảng cũ. Chỉ có thể điều chỉnh (Modify, Change) hoặc hủy (Cancel) hồ sơ. Kể từ ngày 01 ...

    • KHAI BÁO ISF 10 - PHẦN MỀM KHAI BÁO ISF G.O.L

      HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ACE ISF 10 Link đăng nhập: https://www.gol.vn/Services/AMS LƯU Ý CHUNG: Điền các thông tin có dấu sao đỏ. Các thông tin không có dấu sao đỏ - không cần điền Khai hàng FCL và LCL là như nhau. Loại bỏ các ký tự đặc biệt khi điền thông ...

    • KHAI BÁO ISF5 - PHẦN MỀM KHAI BÁO ISF G.O.L

      Link đăng nhập: https://www.gol.vn/Services/AMS LƯU Ý CHUNG: - Điền các thông tin có dấu sao đỏ. Các thông tin không có dấu sao đỏ - không cần điền - Khai hàng FCL và LCL là như nhau. - Loại bỏ các ký tự đặc biệt khi điền thông tin như dấu: ., :, /, ...

    • KHAI BÁO EHBL - PHẦN MỀM ACI CANADA G.O.L

      Link đăng nhập: https://www.gol.vn/Services/ACI LƯU Ý CHUNG: Điền các thông tin có dấu sao đỏ. Các thông tin không có dấu sao đỏ - không cần điền. Riêng Previous Cargo Control Number là thông tin cần điền, dù không có dấu sao đỏ. Hạn chế sai 2 thông ...

    • KHAI BÁO A6A - PHẦN MỀM ACI CANADA G.O.L

      Link đăng nhập: https://www.gol.vn/Services/ACI LƯU Ý CHUNG: - Điền các thông tin có dấu sao đỏ. Các thông tin không có dấu sao đỏ - không cần điền. - Khai hàng FCL và LCL là như nhau. - Nếu phát hành HBL cho real shipper, không cần mua ACI Canada ...